Czy wysyłanie życzeń świątecznych kontrahentom jest zgodne z RODO?

Zwyczaj wysyłania przez firmy kartek z życzeniami świątecznymi dla swoich klientów, kontrahentów i pracowników to miły gest, który pozytywnie wpływa na wizerunek rynkowy i jest cenioną formą reklamy każdego przedsiębiorstwa. Z końcem roku nie kończą się jednak obowiązki szefów jako administratorów danych osób, którym chcą wysłać życzenia, ponieważ zaadresowanie kartki świątecznej na nazwisko konkretnego odbiorcy (osoby fizycznej) jest jak najbardziej czynnością przetwarzania danych, co oznacza, że należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość jej wykonywania pod kątem RODO.
 
Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO, posiadanie informacji o tym, czy ktoś obchodzi Święta Bożego Narodzenia i wykorzystanie jej do złożenia życzeń z tej okazji, traktowane jest jak przetwarzanie danych ujawniających przekonania religijne i – jako takie – jest zabronione. Gdy chodzi o kartki świąteczne, przepis ten nie ma zastosowania w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraźnie zgodzi się na użycie jej danych w konkretnym celu lub w sposób oczywisty te dane upubliczniła (mówi o tym art. 9 ust. 2 lit. a oraz e RODO).
 
Wydaje się więc, że nie ma podstawy prawnej takiego działania, gdy życzenia składane są w nawiązaniu do konkretnych przekonań religijnych adresata. Natomiast jeśli wysyłamy znajomym firmom kartki noworoczne, życząc np. powodzenia w biznesie, mamy wolną rękę, ponieważ nie wykracza to poza prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest dbanie o dobrą reputację przedsiębiorstwa.
 
Ważnym aspektem takiego przetwarzania danych jest również to, że dane adresatów kartek świątecznych muszą być wcześniej świadomie udostępnione administratorowi, czyli pracodawcy, partnerowi biznesowemu lub wykonawcy jakiejś usługi. Wysyłanie kartek świątecznych do potencjalnych klientów, nawet jeśli trafią one na ich adres firmowy, jest niezgodne z zasadami marketingu i zabronione przez Prawo telekomunikacyjne oraz Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
 
To samo dotyczy niezamówionego mailingu, a więc w przypadku, gdy chcemy wysłać życzenia w formie elektronicznej, musimy ograniczyć się tylko do adresatów, z którymi nawiązaliśmy już współpracę w ramach działalności naszej firmy i których dane mamy prawo przetwarzać.